När du samlar in uppgifter från dina forskningsdeltagare är det viktigt att informera dem om hur deras personuppgifter behandlas. Detta är en avgörande del av öppenhetsprincipen som fastställs i Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Du ska informera forskningsdeltagarna om hur personuppgifter samlas in, används, lagras, sprids eller på annat sätt behandlas. För mera information se Informing research participants about the processing of their personal data av Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv (FSD).
Samtycke behövs om du citerar en person direkt. I din avhandling / undersökning ska du ge erkänsla för både den ursprungliga källan och för sekundärkällan. I löpande text ska du hänvisa till både den ursprungliga källan och till sekundärkällan. I referensförteckningen inkluderar du endast sekundärkällan.
Gör så här när du samlar in personuppgifter:
Om personuppgifterna samlas in från forskningsdeltagare (t.ex. genom intervjuer, via frågeformulär eller genom ljud/videoinspelningar av en föreställning eller social interaktion som utförs av deltagaren), måste du informera dina forskningsdeltagare om hur deras personuppgifter behandlas före eller vid den tidpunkt då du samlar in/skaffar informationen. Du kan informera om detta t.ex. i början av intervjun eller frågeformuläret.
Om personuppgifterna tas från en annan källa än forskningsdeltagaren (t.ex. från en annan dataansvarig, från offentligt tillgängliga källor eller från andra registrerade, eller om du kombinerar registerdata med din forskningsdata) ska forskningsdeltagarna inom rimlig tid informeras om hur deras personuppgifter behandlas, dock senast en månad räknat från den tidpunkt då du har samlat in/skaffat personuppgifterna.
Detta gäller när du samlar in sekundära data från internetforum/sociala medier och du behöver säkerställa att databehandlingen är rättvis för alla inblandade registrerade, och att deras grundläggande rättigheter respekteras i enlighet med etiska principer och integritetsprinciper. I tillämpliga fall bör dataskyddsombudets kontaktuppgifter ges till de registrerade som är involverade i insamlingen och behandlingen av uppgifterna från internetforum/sociala medier.
Meddela forskningsdeltagarna ditt/forskarens namn och din/forskarens e-postadress för eventuella frågor. Vid klagomål kan forskningsdeltagarna kontakta Arcadas Dataskyddsombud dataskydd@arcada.fi.
Blankett för samtycke (på engelska).
Blankett för att informera (på engelska).
Bandade intervjuer utgör i regel material med låg skyddsnivå.
Hög skyddsnivå krävs:
då intervjuer berör en persons känsliga persondata, som till exempel hälsotillstånd, sexuella läggning, religiösa övertygelse, fackliga aktivitet och annan därmed jämförbar information.
vid intervjuer som berör affärshemligheter.
på intervjuobjektets önskan om en speciellt hög nivå av konfidentialitet.
Följande regler gäller vid bandning av intervjuer:
Bandning med mobiltelefon
Bandning med mobiltelefon är tillåten förutsatt att telefonen är i personligt bruk och skyddad med PIN, lösenord eller biometrisk inloggning.
Filer av låg skyddsnivå överförs via Arcadas OneDrive till den personliga datorn, eller till annat ändamålsenligt lagringsmedium.
Filer av hög skyddsnivå överförs till den egna datorn via en USB-kabel.
Bandning med diktafon
Diktafoner saknar i regel säkerhetsfunktioner som PIN eller lösenord. En diktafon som innehåller intervjuer måste därför hanteras med försiktighet så att den inte hamnar i fel händer. Materialet ska överföras till annat lagringsmedium, t.ex. OneDrive eller den personliga datorn, så fort som möjligt efter intervjun. Filerna ska därefter avlägsnas från diktafonen.
Bandning av telekonferenser
Intervjuer av låg skyddsnivå kan bandas via en telekonferens i Microsoft Teams. Konferensen måste ordnas via ett Arcada-konto. De bandade filerna skapas direkt i molntjänsten och kan därefter överföras till andra lämpliga lagringsmedier.
Forskningsdata finns i många olika former. Det rekommenderas att man använder standardiserade dataformat, som är utbytbara och icke-proprietära, för att säkerställa återanvändning av data.
Datafiler bör vara tydligt namngivna, välorganiserade och versionskontrollerade under hela forskningen:
Skapa ett kort och meningsfullt system med filnamn i början av projektet. Använd inte samma namn två gånger för datafiler.
Förnuftiga filnamn och välorganiserade mappstrukturer gör det lättare att hitta och hålla reda på datafiler för både andra och dig själv.
Håll balansen mellan grund och djup mapphierarki så att datafilerna är väl placerade och lätta att hitta.
Ett tydligt mappsystem hjälper också till för åtkomstkontroll om du arbetar med (känsliga) personuppgifter eller konfidentiella data.
Versionskontroll gör det möjligt att återgå till en äldre version av en fil.
Skriv en readme-fil för att ge information om datafilerna för att säkerställa att de kan tolkas korrekt.
Lär dig mer om bästa praxis för namngivning och strukturering av dina data:
"Chapter 2. Documentation during research project" in Making a research project understandable - Guide for data documentation, Siiri Fuchs och Mari Elisa Kuusniemi, Helsingfors universitetsbibliotek
Files and File Formats av CSC
Format your data av UK Data Service
File formats av UK Data Service
Recommended formats av UK Data Service